ちゃんとできてる? 押さえておきたいビジネスメールのマナー | IT&女性に特化した転職・求人サイト ベティ Women's Work Style for IT

ちゃんとできてる? 押さえておきたいビジネスメールのマナー

仕事ではもちろん、家族や友人などプライベートでのやりとりに使うことも多いのがメールです。しかし、ビジネスシーンでのメールのやりとりをプライベートとまったく同じ感覚で行うのは問題です。ビジネスメールで気を付けたいマナーについてご紹介します。


ビジネスメールで使うべきでない表現

プライベートのメールで使われることが多い「顔文字」や「w」「(笑)」などといった表現は、ビジネスの場面では適切とは言えません。
また、くだけた口調や、仕事と直接関係のない趣味やプライベートに関わる話題に触れるなども避けるべきです。

特に、社外の方へのメールには基本的にこうした表現は一切使用すべきではありません。どんなに親しくなった方であってもメールではビジネスシーンにふさわしい表現を心がけてください。

会社によっては、社内でのメールではコミュニケーションのためにこうした表現を多少取り入れても問題ないとする場合もありますが、その場合でも多用は避けましょう。


1つのメールには1つの用件のみを書く

同じ相手に2つ以上の用件がある場合、1本のメールにまとめて送りたくなりますが、ビジネスシーンでは用件ごとに分けてふさわしいサブジェクトを付けて送信するのが基本です。
そうすることで、相手も自分も返信やメール履歴の管理がしやすくなります。

複数の用件がある場合は、最初に送付するメールに「○○の件については、このあと別途メールさせていただきます」などと記載しておくと親切です。


CcとBccの使い方に気を付ける

複数の方にメールを送信する際に、CcやBccの機能を使用することがあります。これらは意味や使い方を理解して使うのが大切です。

Ccは「カーボンコピー」の略で、Toで送った相手(直接の担当者など)以外にメールの内容を共有したい人をCcに入れるというのが基本的な使い方です。

Ccを使用する場合に気を付けたいのが、むやみに上司や関係者すべてをCcに入れるなどといった「送りすぎ」です。あまり多くの人がCcに入っていると、受け取った人も「自分はとりあえず入っているだけだろう」などと思ってしまいがち。結局目を通してもらえないということになりかねません。Ccに入れるのは本当に共有が必要な人だけにしましょう。

Bccは「ブラインドカーボンコピー」の略で、Ccと同様メールの内容を共有するものですが、Bccに入っている人は受信したほかの人からは見えません。ビジネスシーンでは、例えば共有すべき人数が多く、社内外に渡る場合などに個人情報に配慮するためなどに使用します。この場合は、文面の最初に「Bccで送信いたします」などと断っておくのがマナーです。


以上、ビジネスメールで押さえておきたい基本的なマナーについてご紹介しました。
複数の用件を一通のメールで済ませようとしたり、Ccの送付先を多くしすぎたりといったことをなにげなくやってしまっていたという方は多いのではないでしょうか?
ビジネスシーンでのメールについて、改めて見直してみるきっかけになれば幸いです。

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