受信トレイは空が理想! 仕事効率を上げるメール整理術 | IT&女性に特化した転職・求人サイト ベティ Women's Work Style for IT

受信トレイは空が理想! 仕事効率を上げるメール整理術

受信トレイにメールがあふれて手に負えない状況になっていませんか?
仕事でやりとりする無数のメールは、意識的に整理していかないとどんどん溜まって仕事効率を大きく落とします。「メールを追うだけで半日終わってしまった……」なんてことは避けたいですよね。そうならないためのメール整理術をいくつかご紹介していきます。


「受信トレイは空」が理想

まず、受信トレイは一日の最後に空の状態になっているのが理想です。
「未読のメールもあるけれど明日読もう」と先延ばしにしていくと、次の日の朝メール確認に時間を取られ、さらに降りかかってくる仕事の依頼や追加のメールに悪戦苦闘し未読のメールが残るという悪循環に陥ります。急ぎ返信しなくてはならないメールを見落としてしまうこともあるでしょう。
また、脳というのは処理する情報が多くなるほど動きが鈍ってくるため、受信トレイにメールがあふれていては仕事効率そのものも低下します。
そうならないためにも「受信トレイを常に空にする」というルールを作っておくことをおすすめします。


フォルダの整理

受信トレイを空にするためにメールの内容を確認し、そのまま一つの既読フォルダに溜めていくのでは、メールが溜まっていくのが受信トレイから既読フォルダに変わるだけで、あまり意味がありません。これでは、後でやるべきタスクを見落としてしまったり、対象のメールを探すのに無駄な時間を費やすことになったりするはずです。

既読フォルダは一つではなく、複数のフォルダに分けましょう。
分け方にはいろいろありますが、ポピュラーなのは優先度別に分ける方法です。「至急」「要返信」「作業中」「保留」「保管」など仕事の優先度別にフォルダを分けます。
他にも、案件名でフォルダを分けたり、相手毎にフォルダを分けたりするのも一案です。

ただし、むやみにフォルダの数を増やし過ぎても混乱の原因となります。3~5個程度のフォルダとするのが望ましいでしょう。


メールを削除する

メールは月日を重ねると膨大な数となります。保存メールの数が多くなるほど、過去メールの確認は困難になり、メールソフトの動作も遅くなり仕事効率を落とします。

古いメールや不要になったメールは定期的に削除していくことも大切です。どこまでを削除対象とするかは仕事内容や職場のルールによって変わってきますが、おおむね1年を超えたメールを削除対象とするのが目安と考えましょう。

また、もし「後々メールの内容を追う必要が出たらどうしよう」と心配な方は、ハードディスクやDVD、USBメモリなどにバックアップしておくのがおすすめです。削除作業をするタイミングも、日々のメール量に合わせて「1か月に一回」「3か月に一回」などルールを決めておくのが良いでしょう。


メールの処理は重要なタスクです。上手にメールを処理、整理することができれば仕事効率も大幅に上がります。より良い仕事をするためにも、メールと上手く付き合っていきましょう。

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