転職をスムーズにする「引き継ぎ」のポイント | IT&女性に特化した転職・求人サイト ベティ Women's Work Style for IT

転職をスムーズにする「引き継ぎ」のポイント

スムーズに転職するために重要になってくるのが、今の職場での引き継ぎです。
辞めるからといって無責任な引き継ぎをすれば職場に大きな迷惑がかかり、あなた自身も後味の悪い思いをすることになってしまいます。
お世話になった職場に対して誠意を持って業務の引き継ぎをするためにはどのような段取りが必要なのかを考えていきましょう。


自分の仕事を分かりやすくまとめる

引き継ぎの準備として、まずは自分の担当していた業務について分かりやすくまとめておきましょう。担当業務が3つあるならノートやファイルを3つ用意し、それぞれに仕事の流れや重要ポイントをまとめていきます。

過去にミスをした事例などがあれば「ここに要注意」と記し、後任者が同じミスをしないよう配慮します。
また、「この業務で分からないことがある場合は○○課の○○さんに確認する」などの社内連携についても明確にしておきましょう。
部門のパソコンに共有フォルダがある場合は、仕事に関するファイルを分類してすべて保存しておきます。

【引き継ぎ書類を作るポイント】

・業務の目的、全体の流れ、優先順位、期限を明確にする
・業務手順の大事な点や注意点を分かりやすくする
・業務ごとに関連する社内部門や担当者の連絡先をリストアップする
・社外取引先の連絡先リストを作成し名刺を整理する
・顧客情報(取引状況や概要など)をまとめる
・機密文書や重要書類の管理方法と保管場所を明確にする


引き継ぎスケジュールを明確にする

引き継ぎで重要なのは後任者とのスケジュール調整です。
後任者だけでなく部門全体に分かるように引き継ぎスケジュールを作成するようにしましょう。

【引き継ぎスケジュール作成手順】

1.どの仕事を誰に引き継ぐかを上司と相談しながら割り振る
2.引き継ぐ相手1人1人に業務スケジュールを確認し、引き継ぎスケジュールが重ならないよう調整する
3.引き継ぎスケジュールを表にまとめ、部門全体に配布する。またはPC上で閲覧できるようにする

仕事は部門全体の連携が大切です。部門全員が引き継ぎ状況を把握できるようにしておくことをおすすめします。サイボウズなどのスケジュールソフトを取り入れている会社であれば、こういったツールも上手に使って引き継ぎについて部門全員が分かるようにするといいでしょう。
引き継ぐ相手が抱えている仕事の量や優先度をチェックし、相手の業務を尊重する気持ちも忘れないようにしましょう。


後任者と一緒に業務を進めながら引き継ぐ

引き継ぎに関する書類やスケジュールがまとまったら、後任者と一緒に1つずつ業務を勧めながら引継ぎを行います。口頭で説明するだけではうまく引き継げないことが多く、後々のトラブルにつながりやすいものです。

一緒に業務を進めれば、後任者が何を理解していないかやどんなミスをしやすいかが分かり助言することができます。
引き継ぎする側には「後任者が一人で業務できるようにする」という責任があることを認識しておきましょう。

業務によっては社内外に後任者を紹介する必要も出てきます。可能な限り一緒に挨拶回りをし、後任者の顔を広めておくと後任者が仕事をしやすくなります。


気持ち良く転職するために

あなた自身が新しい職場で心機一転頑張るためにも、これまでの職場での引き継ぎを責任もって遂行することが大切です。しっかりした引き継ぎは今まで一緒に働いた仲間たちへの誠意の表れとなります。
自分が逆の立場だったらどのように引き継いでほしいかを考えながら引き継ぎを進めていきましょう。

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